Misvattingen over de public cloud en Office 365

Public cloud, met name Office 365, dat hoor je tegenwoordig veel. Maar wat kan het nou eigenlijk? Het is in de meeste gevallen goedkoper, maar heb je dan overal aan gedacht?

Misvattingen over de public cloud en Office 365

30 november 2017

Misvatting 1: Office 365 is veel goedkoper dan een private cloud oplossing

Vaak is de vergelijking lastig te maken omdat er al snel appels met peren worden vergeleken. Een private cloud dienst is meestal opgebouwd uit veel verschillende componenten die vervolgens één volledige oplossing vormen. Dit kan een combinatie zijn van een public, private of een on-premise variant.

Office 365 bestaat in de basis uit de Office suite, bestanden opslaan, bestanden delen en e-mail. Met betrekking tot veiligheid, compliancy en mobile device management kan je extra functies toevoegen.

Misvatting 2: Ik kan precies hetzelfde blijven werken zoals ik dat nu doe

Is dat wel echt zo? Met het in gebruik nemen van Office 365 i.c.m. Onedrive for Business zal er moeten worden nagedacht over het opnieuw inrichten van rechtenstructuren en koppelingen/integraties met overige applicaties.

Wees bewust van de veranderingen die het met zich meebrengt. Denk daarbij aan schijnbaar eenvoudige aspecten die een grote impact kunnen hebben: Voldoet het aan uw IT beleid (bijvoorbeeld retentiebeleid)? Is het compliant aan de op uw organisatie van toepassing zijnde wet- en regelgeving? Zijn er integraties, koppelingen met Office. Blijven deze werken? Is de adoptiegraad van de gebruikersorganisatie voldoende? Moeten de gebruikers worden opgeleid?

Het werken met Sharepoint en Onedrive for Business is een andere manier van werken. Hier komt een hoop bij kijken als je dit goed wilt inrichten voor de organisatie. Het kan zelfs een keuze zijn om deze functionaliteiten helemaal niet te gebruiken in Office 365.

Bericht delen:

Misvatting 3: Alles werkt net zo snel als nu

Ja en nee, als je volledig lokaal op je werkstation of laptop werkt en alles is gesynchroniseerd, dan komt dat aardig in de buurt van de performance die je gewend bent. Dat moet natuurlijk wel zodanig ingesteld en wenselijk zijn. Het is namelijk niet handig om je mailbox van 50GB op je laptop mee te nemen en vijf SharePoint Libraries van maximaal 1TB per stuk lokaal te synchroniseren. In de praktijk gebeurt dat gelukkig niet of nauwelijks, omdat daar rekening mee wordt gehouden. Bij de inrichting moet je hier dus goed over nadenken.

Ook bij het selecteren van hardware voor de werkplekken moet je rekening houden met een aantal zaken. Welke applicaties worden lokaal geïnstalleerd en hoeveel resources verbruiken deze? De investering voor de werkplekken is vaak een stuk hoger dan voor een simpele thin client die verbindt naar een Remote Desktop Server.

Vergeet ook niet dat Office 365 een platform is, waar miljoenen mensen tegelijkertijd gebruik van maken en waarbij dus niet speciaal voor jouw organisatie een paar servers gereserveerd zijn. En oh ja, heb je een beetje snel internet vanaf je werkplek?

 

“Is Office 365 dan wel geschikt voor mijn organisatie?” Hoogstwaarschijnlijk wel!

Er zijn genoeg positieve punten te noemen die de meeste mensen waarschijnlijk wel kennen. Want ja het is zeker een zeer complete oplossing die continu wordt doorontwikkeld, maar het is ook belangrijk om goed na te denken wat Office 365 betekent voor je organisatie. Vaak is een combinatie van verschillende diensten en platformen de sleutel voor de ideale oplossing.

 

Over de auteur

Peter Knijff is werkzaam bij Korton Group B.V. als Engineer met als specialisatie cloud en Microsoft.